병원 마케팅 대행사 첫 미팅, 원장님은 무엇을 준비해 가야 하나요?
안녕하세요. 재계약율 97%, 광고만족도 96.4%를 유지하며 오직 병원만 마케팅하고 있는 오른기획입니다.
대행사와 첫 미팅을 잡으신 원장님들께서 자주 하시는 말씀이 있습니다. "일단 들어 보고 판단하겠다"는 것입니다. 그런데 아무 자료 없이 만나면 대행사도 병원 상황을 추측할 수밖에 없고, 제안서는 어느 병원에나 맞을 법한 일반적인 내용이 되기 쉽습니다.
계약 전에 대행사에 무엇을 물어봐야 하는지는 이전 글에서 정리해 드렸습니다. 이번 글은 그 반대편, 원장님께서 미팅에 무엇을 가져가시면 제안의 질이 달라지는지에 집중합니다. 함께 넘기면 안 되는 정보와, 여러 대행사를 같은 기준으로 비교하는 방법도 정리했습니다.
첫 미팅 전에 왜 자료를 준비해야 하나요?
대행사가 받는 정보의 수준이 곧 제안의 수준이 되기 때문입니다. 같은 대행사라도 병원 숫자를 보고 짠 제안과 추측으로 짠 제안은 내용이 다릅니다.
자료가 없으면 대행사는 진료과와 지역만 보고 "블로그 몇 건, 플레이스 관리, 검색광고" 같은 표준 구성을 내놓게 됩니다. 반대로 병원이 지금 어디에서 막혀 있는지를 보여 주면, 대행사는 그 지점을 기준으로 우선순위를 제안해야 합니다. 원장님 입장에서도 제안이 우리 병원 문제에 답하고 있는지 판단하기가 훨씬 쉬워집니다.
어떤 자료를 정리해 가면 되나요?
정확한 보고서가 아니어도 됩니다. 아래 항목을 원장님이 알고 계신 범위에서 한 장으로 정리해 가시면 충분합니다.
최근 몇 달의 신환·재진 흐름: 월별 신환 수와 재진 비율의 대략적인 추이입니다. 신환이 부족한 병원과 신환은 오는데 재진이 이어지지 않는 병원은 해야 할 일이 완전히 다릅니다.
주력 진료와 확대하고 싶은 진료: 지금 매출을 받치는 진료와 앞으로 늘리고 싶은 진료를 구분해 주세요. 둘이 다르면 콘텐츠와 광고 예산을 나누는 방식이 달라집니다.
현재 쓰는 채널과 월 광고비: 블로그, 플레이스, 검색광고, SNS 등 무엇을 얼마에 하고 있는지입니다. 이미 쓰고 있는 예산을 알아야 새로 더할 것과 줄일 것을 나눠 제안할 수 있습니다.
이전 대행 경험: 무엇이 좋았고 무엇이 아쉬웠는지입니다. 보고가 불투명했는지, 글의 질이 문제였는지에 따라 대행사가 설명해야 할 부분이 분명해집니다.
원내 응대 여력: 상담실장이 있는지, 데스크 인원이 전화·예약 문의를 얼마나 받을 수 있는지입니다. 문의를 늘려도 응대가 따라가지 못하면 광고비가 예약으로 이어지지 않습니다.
경쟁 병원에 대한 인식: 원장님이 생각하시는 경쟁 병원과 그 병원과 다른 점입니다. 대행사의 상권 분석과 원장님 체감이 어디서 다른지 확인하는 출발점이 됩니다.
원장님 노출 가능 범위: 얼굴·이름 노출, 영상 촬영, 진료 설명 자료 제공을 어디까지 하실 수 있는지입니다. 이 범위에 따라 쓸 수 있는 콘텐츠의 종류가 정해집니다.
예산 범위: 정확한 금액이 아니라 상한과 하한 정도면 됩니다. 범위를 알려 주셔야 대행사가 그 안에서 무엇을 먼저 할지 우선순위를 제안할 수 있습니다.
미팅에서 대행사에 넘기면 안 되는 정보는 무엇인가요?
환자를 알아볼 수 있는 정보는 첫 미팅 자료에 넣지 않으시는 것이 원칙입니다. 신환·재진 흐름은 월별 숫자로만 정리하시면 됩니다.
개인정보 보호법 제23조는 건강에 관한 정보를 민감정보로 정하고 있어, 일반 개인정보보다 처리가 엄격하게 제한됩니다. 또 의료법 제19조는 의료인과 의료기관 종사자가 업무 중 알게 된 다른 사람의 정보를 법령에 정해진 경우 외에는 누설하지 못하도록 하고 있습니다. 그래서 환자 명단, 차트 화면, 연락처가 담긴 엑셀, 환자 이름이 보이는 상담 기록은 미팅 자료로 적합하지 않습니다.
사진도 조심하셔야 합니다. 개인정보보호위원회 해석 사례집은 치아 엑스레이 사진처럼 그 자체로는 누구인지 알기 어려운 자료도 진료기록 등과 쉽게 결합해 개인을 알아볼 수 있으면 개인정보에 해당할 수 있다고 설명합니다. 전후 사진이나 진료 사진을 예시로 보여 주고 싶으시다면, 첫 미팅에서는 말로 설명하는 정도로 두시는 편이 안전합니다.
계약 후 대행사 업무에 환자 개인정보 처리가 포함된다면 이야기가 달라집니다. 같은 사례집은 대행사 업무에 개인정보 처리가 포함되면 위·수탁 계약을 맺고 위탁 목적과 범위, 안전성 확보 조치 등을 정해야 한다고 안내합니다. 이 부분은 첫 미팅이 아니라 계약 단계에서 따로 확인하실 내용입니다.
여러 대행사를 만날 때 제안은 어떻게 비교하나요?
모든 대행사에 같은 자료를 드리고, 같은 질문에 대한 답을 받아 비교하시는 것이 가장 공정합니다.
대행사마다 다른 이야기를 들려 드리면 제안의 차이가 대행사의 실력 때문인지, 받은 정보가 달라서인지 구분할 수 없습니다. 앞에서 정리한 한 장짜리 자료를 그대로 드리고, 아래 세 가지를 공통으로 요청해 보세요.
우리 병원 자료를 보고 가장 먼저 손대야 할 곳을 어디로 보는지, 그 이유는 무엇인지
제시한 예산 범위 안에서 첫 3개월 동안 무엇을 어떤 순서로 하는지
매달 어떤 숫자로 진행 상황을 보고하는지
이렇게 받으면 제안서의 분량이나 디자인보다, 우리 병원 자료를 실제로 읽고 답했는지가 드러납니다. 자료와 관계없이 비슷한 구성을 내놓는 곳과, 자료에서 문제를 짚어 우선순위를 정한 곳은 비교해 보시면 차이가 분명합니다. 광고 효과를 보장하거나 다른 병원과 비교하는 문구를 제안하는 곳이라면 의료법 제56조의 의료광고 금지 기준과 맞는지도 함께 확인해 보시길 권합니다.
오른기획 고객사 원장님 후기
자주 묻는 질문
Q. 숫자를 정확히 모르는데 미팅을 미뤄야 하나요?
A. 미루실 필요는 없습니다. 대략적인 추이와 원장님 체감만 있어도 대화의 출발점으로는 충분하며, 정확한 수치는 계약 후 함께 정리해 가는 경우가 많습니다.
Q. 예산을 먼저 말하면 대행사가 그 금액에 맞춰 부르지 않을까요?
A. 그럴 가능성을 걱정하신다면 범위로만 알려 주시고, 그 안에서 무엇을 먼저 할지 우선순위를 설명해 달라고 요청해 보세요. 예산을 아예 모르면 대행사도 현실적인 순서를 제안하기 어렵습니다.
Q. 이전 대행사에서 받은 보고서를 보여 줘도 되나요?
A. 채널별 노출, 광고비, 문의 수처럼 병원 운영 지표만 담긴 보고서라면 참고 자료가 될 수 있습니다. 다만 환자 연락처나 개별 상담 내용이 들어 있다면 그 부분은 빼고 보여 주시는 것이 좋습니다.
마무리
대행사 첫 미팅은 대행사를 평가하는 자리이면서, 동시에 병원 상황을 정확히 전달하는 자리입니다. 원장님이 가져가신 자료가 구체적일수록 제안도 구체적으로 돌아옵니다.
정리하면 신환·재진 흐름, 주력·확대 진료, 현재 채널과 광고비, 이전 대행 경험, 원내 응대 여력, 경쟁 병원 인식, 원장님 노출 범위, 예산 범위. 이 여덟 가지를 한 장으로 정리해 가시면 됩니다. 환자를 알아볼 수 있는 정보는 넣지 않고, 숫자는 월별 합계로만 적어 주세요.
여러 곳을 만나신다면 같은 자료와 같은 질문으로 비교하시고, 계약 직전에는 대행사에 물어볼 질문과 계약서 조항을 함께 확인하시길 권합니다.
오른기획은 1지역 1진료과 원칙에 따라 같은 상권의 같은 진료과 병원을 동시에 맡지 않으며, 계약서에도 이 조항을 두고 있습니다. 첫 미팅 준비가 막막하시다면 편하게 문의해 주세요.
※ 출처: 개인정보 보호법 제23조(민감정보의 처리 제한) 내용은 법률신문 「보건의료데이터 활용 가이드라인 개정(안) 발표」(2024.01.25) 참고. 개인정보보호위원회 「2024년도 개인정보 보호법 해석 사례집」 중 엑스레이 사진·이벤트 대행사 위·수탁 사례는 법무법인 세종 뉴스레터 「2024년도 개인정보 보호법 해석 사례집에 수록된 보건·의료 분야 관련 주요 사례 소개」(2024.07.12) 참고. 의료법 제19조(정보 누설 금지) 조문은 로톡 상담사례 「병원의 제3자에게 진료기록 누설에 대한 법적 책임」 변호사 답변(2023.06.22) 인용 참고. 재계약율·광고만족도 수치는 오른기획 고객사 운영 기록 기준이며 병원별 결과는 다를 수 있습니다.
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